F/H Gestionnaire de planification

• Profil recherché : Bac à bac+2
• Catégorie statutaire : B
• Branche d’Activité Professionnelle : BAP J
• Famille d’activité professionnelle : Administration et pilotage
• Emploi-type : J4C42 – Technicien(ne) en gestion administrative
• Etablissement : Université de technologie de Troyes – 12, rue Marie Curie – 10000 TROYES
• Affectation structurelle : Direction de la Formation et de la Pédagogie - Service ressources et moyens
• Type de contrat : Poste pérenne ouvert aux titulaires et aux contractuels
• Quotité d’affectation : 100 % soit 38h hebdomadaires
• Poste à pourvoir : A compter du 1er avril 2024

Présentation de l’établissement

L’Université de Technologie de Troyes, créée en 1994, est aujourd’hui classée parmi les 10 écoles d’ingénieurs les plus importantes en France et forme 3100 étudiants chaque année. Tournée vers l’excellence et en interaction permanente avec le monde économique, l’UTT s’inscrit durablement avec une stratégie d'ouverture et de construction du futur pour un avenir soutenable. En tant que leader du projet d’Université Européenne EUt+, alliance regroupant 9 partenaires, l’UTT est à la fois, à l’initiative, pilote et établissement expérimental pour le développement des nouvelles méthodes et orientations de l’EUt+.

Acteur du développement économique et social de son territoire, Aube, Champagne et Grand Est, l’UTT est implantée à Troyes, ville dynamique à taille humaine, riche d’histoire de patrimoine et de culture, ce qui permet à chacun de s’épanouir dans un cadre privilégié à proximité de la nature.

L’UTT recrute un gestionnaire de planification F/H.

Contexte et environnement de travail

Le service ressources et moyens est positionné au sein de la direction à la formation et à la pédagogie (DFP). Il met en œuvre les ressources et moyens nécessaires à l’activité de la direction et des enseignements.
Il assure la coordination, la construction et la mise en place de la planification des enseignements en répondant aux impératifs évolutifs de ces derniers.
Il participe également à l’élaboration et au suivi du budget de la direction et en assure la gestion administrative et financière.

Missions de l'agent

Le(la) gestionnaire planification assure l’élaboration de l’emploi du temps des étudiants en lien avec les enseignants en fonction des contraintes de locaux, des effectifs étudiants et des impératifs propres à chaque formation.
Avec le déploiement du nouveau système d’information de l’enseignement et de la pédagogie, le(la) gestionnaire assure le suivi des emplois du temps dans le nouvel environnement afin d’afficher aux enseignants (permanents et vacataires) et aux étudiants leur emploi du temps à date (séance réelle).
Le (la) gestionnaire travaille avec la personne chargée de la planification au sein du service.

Activités principales

• Recueil et traitement des informations nécessaires à la réalisation de l’emploi du temps
• Conception, coordination et suivi des emplois du temps
• Actualisation des emplois du temps
• Optimisation de l'occupation des salles
• Participation à la mise à jour et au suivi de tableaux de bord et bilans relatifs aux heures complémentaires (titulaires) et vacations
• Participation à l’enregistrement des ajustements d’emplois du temps, à l’emploi du temps des examens, aux tâches administratives du service Ressources et Moyens et de la DFP, selon les pics d’activités.

Compétences essentielles du poste

Savoir généraux, théoriques ou disciplinaires

• Organisation et fonctionnement de l'enseignement supérieur
• Logiciel bureautique, savoir s'adapter à de nouveaux logiciels informatiques Scolarité et RH (la connaissance d’Aurion serait un plus)

Savoir-faire opérationnels

• Savoir analyser et répondre aux demandes d’information
• Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
• Communiquer et faire preuve de pédagogie
• Savoir rendre compte
• Mettre en œuvre des procédures et des règles
• Travailler en équipe

Savoir-être

• Excellent relationnel
• Réactivité
• Disponibilité
• Autonomie
• Organisation et rigueur
• Qualité d’écoute et de dialogue

Conditions particulières

Des pics d'activité sont à prévoir au moment de l'élaboration des emplois du temps pour laquelle une forte disponibilité est attendue.