F/H Assistant Administratif concours réservé BOE (bénéficiaire de l'obligation d'emploi)

• Profil recherché :  BAC + 2 assistant administratif
• Catégorie statutaire : B
• Branche d’Activité Professionnelle : BAP J
• Famille d’activité professionnelle : Assistant en gestion administrative
• Emploi-type : J3C44
• Etablissement : Université de technologie de Troyes – 12, rue Marie Curie – 10000 TROYES
• Affectation structurelle : Bibliothèque Universitaire
• Type de contrat : CDD BOE 1 an avant titularisation
• Quotité d’affectation : 100%
• Poste à pourvoir : 01/09/2024
• Date limite de candidature : 7 mai 2024

Présentation de l’établissement

L’Université de Technologie de Troyes, créée en 1994, est aujourd’hui classée parmi les 10 écoles d’ingénieurs les plus importantes en France et forme 3100 étudiants chaque année. Tournée vers l’excellence et en interaction permanente avec le monde économique, l’UTT s’inscrit durablement avec une stratégie d'ouverture et de construction du futur pour un avenir soutenable. En tant que leader du projet d’Université Européenne EUt+, alliance regroupant 9 partenaires, l’UTT est à la fois, à l’initiative, pilote et établissement expérimental pour le développement des nouvelles méthodes et orientations de l’EUt+.

Acteur du développement économique et social de son territoire, Aube, Champagne et Grand Est, l’UTT est implantée à Troyes, ville dynamique à taille humaine, riche d’histoire de patrimoine et de culture, ce qui permet à chacun de s’épanouir dans un cadre privilégié à proximité de la nature.

L’UTT recrute un assistant administratif  (F/H).

Contexte et environnement de travail

La bibliothèque universitaire (BU), sur un site unique, est au cœur du campus. Elle offre, sur 2 200m2, un fonds de monographies sur support physique de 32 000 documents et un fonds de périodiques papier de 255 titres. La bibliothèque numérique complète les collections de revues électroniques et d’ebooks ainsi que d’encyclopédies et de bases de presse.
Ouverte de 9hà 22h du lundi au vendredi et de 9h à12h le samedi, la bibliothèque offre 455 places assises, réparties sur 2 niveaux avec des espaces de travail différenciés : 8 salles de travail en groupe dont 4 réservables avec équipement spécifique, des boxes de travail individuel, une salle informatique et une salle de formation de 25 places.
Elle offre un ensemble de services à ses usagers : le prêt, et notamment un service de click and collect ; un service de Prêt Entre Bibliothèques ; un service de réservation de salles de travail en groupe ; un service de prêt de petit matériel ; une offre de formation très étoffée.
En outre, la bibliothèque de l’UTT est très active en matière d’action culturelle puisqu’elle organise deux expositions par an ainsi que des conférences mensuelles en partenariat avec les enseignants‐chercheurs. Elle participe aussi aux événements nationaux tels que la Fête de la science et la Nuit de la lecture.
Enfin, la bibliothèque est constituée d’une équipe de 11 personnes qui implique une grande polyvalence de la part de chacun des membres.

Missions de l'agent

Sous la responsabilité de la directrice de la bibliothèque, le-la gestionnaire administratif/ve gère les commandes du service, de la demande de devis au service fait. Il/elle gère également les missions des agents du service. Il/elle assure le suivi budgétaire à l’aide des différents outils du service financier. Il/elle est également en charge de la gestion des dossiers des vacataires étudiants. Il/elle assure le suivi administratif de la formation continue. Enfin, il/elle est amené.e à assurer une veille sur les évolutions administratives au sein de l’ESR.

Activités principales

Activités administratives :
Réceptionner, diffuser et assurer la traçabilité du courrier (externe et interne)
Travailler en relation avec les différents services de l’UTT (affaires générales ; affaires financières ; agence comptable ; DRH)
Assurer le secrétariat du service (comptes rendus de réunions de service, du conseil documentaire, etc.)
Assurer le suivi des commandes (mobilier, fournitures) à compter de l’émission du bon de commande
Assurer la gestion des demandes de réservation de la salle I103 et en suppléance de la salle I111 ainsi que du véhicule de service
Assurer la gestion des déplacements du personnel
Activités comptables :
Elaborer les bons de commande et garantir leur exécution jusqu’à facturation
En collaboration avec la direction du service, participer à la préparation du budget et suivre son exécution dans GFC
Etablir et renseigner des tableaux de bord budgétaires
Fournir des éléments chiffrés pour l’enquête statistique annuelle (ESGBU)
Participer aux procédures de marchés publics
Activités RH :
Assurer la transmission d’informations entre la DRH ou la tutelle et les agents du SCD
Assurer le suivi administratif des moniteurs-étudiants : accueil administratif ; gestion des heures faites
Etablir les ordres de mission (formations, journées d’étude, réunions, …)
Recueillir les données statistiques relatives aux actions de formation continue
Assurer la veille professionnelle sur la fonction publique et l’enseignement supérieur
Participer à des groupes de travail liés à l’organisation du service

Compétences essentielles du poste

Savoir généraux, théoriques ou disciplinaires

Connaissances générales de la gestion administrative ;
Mode de fonctionnement des administrations
Organisation et fonctionnement de la recherche et de l’enseignement supérieur et des bibliothèques
Maîtrise de la langue française à l’écrit comme à l’oral ; l’anglais serait un plus
Maîtrise des outils bureautiques et statistiques (tableaux, extractions de données...).
Autonomie, discrétion, sens de la diplomatie ;
Très bonne organisation personnelle et grande rigueur
Goût pour le travail en équipe et le contact du public
 

Savoir-faire opérationnels

 Appliquer les dispositions réglementaires
Utiliser les techniques de rédaction administratives
Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
Prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée
Utiliser les logiciels spécifiques du domaine
Travailler en équipe

Compétences associées

Rigueur, fiabilité
Sens de la confidentialité
Esprit d’initiative ; sens des priorités ;
Sens relationnel

Conditions particulières

Recrutement réservé aux bénéficiaires de l'obligation d'emploi, titulaire d'une RQTH en cours de validité

Liste des pièces à fournir :

• Un CV précisant le parcours et les expériences professionnelles du candidat,
• Une lettre de motivation expliquant les raisons de la candidature,
• Un rapport d’activité sur 2 pages maximum : ce document doit faire ressortir les éléments pertinents du parcours professionnel du candidat, les compétences acquises, le degré de technicité et/ou de qualification,
• La copie du diplôme le plus élevé,
• La copie de la carte nationale d’identité recto-verso,
• Un justificatif de la qualité de BOE : ce document doit être en cours de validité et couvrir toute la période allant jusqu’au 31 aout 2025 minimum.