H/F Gestionnaire en charge de la mobilité internationale entrante

• Profil recherché :  niveau Bac +2, dans un domaine lié à l’international, la logistique, les langues étrangères, le service d’un public, ou expérience professionnelle équivalente
• Catégorie statutaire : Poste de catégorie B
• Etablissement : Université de technologie de Troyes
• Affectation structurelle : Direction des Relations Internationales (DRI)
• Type de contrat : CDD 12 mois renouvelable (poste pérenne)
• Quotité d’affectation : 100%
• Poste à pourvoir : à compter du 25/09/2023

Présentation de l’établissement

Implantée à Troyes, ville dynamique à taille humaine, riche d’histoire, de culture et de patrimoine où l’art de vivre est indéniable par sa proximité avec la nature et sa gastronomie, l’UTT recrute un gestionnaire (H/F) en charge de la mobilité internationale entrante.

La recherche, la formation et le transfert de technologie sont les trois missions de l’UTT. Créée en 1994, l’UTT fait aujourd’hui partie des dix plus importantes écoles d’ingénieurs françaises. Elle forme chaque année 3000 étudiants, de post-bac à bac+8 avec le concours de 168 enseignants et enseignants-chercheurs, 220 personnels administratifs et techniques, 90 personnels financés sur contrats de recherche. Le budget réalisé de l’UTT, pour 2022, s’élève à 46M€, dont 32 M€ de masse salariale.

L’UTT pilote également le projet « Université de technologie européenne » Eut+, lauréat du second appel lancé à cet effet par la Commission européenne et vient d’obtenir, de cette dernière, le financement de la phase II, phase de déploiement de l’Eut+, pour les 4 prochaines années.

Contexte et environnement de travail

Ce poste consiste à assurer au sein de la DRI, constituée d’une quinzaine de personnes, l’ensemble des opérations liées à la mobilité internationale entrante, avant, pendant et après le séjour des étudiants. Il comprend des activités administratives, d’accueil, de contact avec les partenaires internationaux et locaux, ainsi que l’encadrement d’étudiants ou stagiaires. Ces tâches peuvent être propres au poste, ou communes à plusieurs agents occupant un rôle d’accueil. Le logiciel Move On est utilisé.
Le poste a une forte composante logistique et organisationnelle, dans lequel la qualité du service rendu aux usagers est primordiale afin de garantir la stabilité des partenariats internationaux.
Au-delà, le poste contribue à la mise en œuvre de la nouvelle charte Erasmus 2021-27 de l’UTT, à la dynamique engendrée par l’EUt+, à la structuration et au développement des activités internationales de l’UTT, en tenant compte d’impératifs qualitatifs, environnementaux, de diversité, et de qualité du service rendu aux usagers tant à l’interne qu’à l’externe.

Activités principales

Missions spécifiques

- Administratives et de coordination

• Préparer chaque semestre l’arrivée des nouveaux étudiants internationaux (promotion, candidatures, réponses aux étudiants ou partenaires, suivi pour concrétiser leur venue)
• Vérifier les dossiers de candidature, organiser les jurys d’admission, éditer les documents ad’hoc (lettres d’admission, relevés de notes, attestations…)
• Organiser la logistique d’accueil à l’UTT et hors UTT, mettre en place des conditions optimales de séjour
• Initier et/ou entretenir les contacts avec les partenaires, services UTT et structures externes impliqués
• Assurer le suivi du prestataire de la plateforme d’accueil online

- Accueil et accompagnement

• Assurer l'accueil « physique » des étudiants (kits d’accueil, orienter/informer, installation logement, banque, y compris au moment du départ), vérifier que les documents obligatoires sont fournis.
• Participer aux réunions d’accueil et de suivi
• Intervenir / relayer aux personnes compétentes / assurer un suivi en cas de problème
• Communiquer avec les partenaires pour le bon maintien des relations et la gestion quotidienne des mobilités.
• Prendre en compte les évolutions du contexte géopolitique, sanitaire, …

- Responsable du Processus global « entrant »

• Produire les données pour la scolarité
• Paramétrer Move on pour les formulaires entrants, l’import, … en lien avec l’administrateur Move On
• Coordonner et s’assurer de la MAJ correcte des données par l’équipe « incoming »
• S’assurer de la bonne complétion et MAJ de Move on.

Missions transverses

• Participer au recrutement des étudiants et/ou stagiaires qui viennent aider l’équipe, les former, les encadrer.
• Tenir à jour les informations (site, brochures, enquêtes, …) au fil de l’eau
• Participer activement à l’accueil des visiteurs, personnels invités, à la « study abroad fair », aux évènements de dissémination »
• Participer aux missions de promotion chez les partenaires (déplacements ponctuels en France ou en Europe selon besoins)
• Participer à la MAJ, l’amélioration et l’innovation des procédures
• Participer à toute autre action nécessaire aux besoins du service

Compétences essentielles du poste

Savoir généraux, théoriques ou disciplinaires

• Organisation et fonctionnement de l’enseignement supérieur et de la recherche
• Très bonne connaissance écrite et orale de l’anglais (B2) ; La pratique d’une seconde langue étrangère est un plus
• Maitrise de la langue française
• Connaissance du contexte international (sanitaire, sécurité, géopolitique…)

Savoir-faire opérationnels

• Maîtriser l’utilisation des outils informatiques et bureautiques. La connaissance de Move On est un plus
• Être capable de chercher des informations et pouvoir les conserver/retransmettre efficacement, y compris sous forme de procédures
• Savoir anticiper et respecter des délais
• Savoir déléguer aux étudiants et stagiaires et organiser les tâches

Compétences associées

• Esprit de synthèse, rigueur et clarté
• Très bon sens de l’organisation
• Appétence pour le travail en équipe, aisance relationnelle, sens de la diplomatie, ouverture d’esprit
• Bonne gestion du stress en pics d’activité (périodes « intensives » d’accueil avant chaque semestre (mois d’août et janvier/février.))
• Capacité d’adaptation et réactivité lors de situations d’urgence
• Dynamisme, autonomie, bon sens

Conditions particulières

Permis de conduire (permis B), de préférence depuis plus de 2 ans (déplacements fréquents sur Troyes : logements, hôpital, banques, agences d’assurances, gare…)
Disponibilité en fonction de l'activité (Ponctuellement, réunions avec les étudiants ou activités en soirée)